8 rokov som školil osobnú produktivitu. Potom som pochopil, že nič také neexistuje.

Pred časom sa mi ozval kamarát mojej kamarátky a oslovil ma so záujmom o realizáciu prednášky, zameranej na tipy a rady pre zvýšenie osobnej produktivity.

Odmietol som.

Rovnako, ako to robím celý posledný rok.

8 rokov som sa (popri iných oblastiach) venoval téme rozvoja osobnej produktivity. Hltal som knihy slávnych autorov a blogy productivity ninjov, testoval som na sebe a svojich malých projektových tímoch desiatky rôznych prístupov a vyskúšal som asi všetky relevantné aplikácie a nástroje osobnej a tímovej produktivity.

Getting Things Done (GTD)?
Minimalizmus?
3 úlohy?
Inbox Zero? 7 návykov? Pomodoro? Todoist? Basecamp? 5 sekúnd? Eisenhowerove ABCD? Kanban? Timeline a Gantt? Živé projekty? Task focused aproach? Context focused aproach? 80/20? Kaizen? Omnifocus? Things? Trello? Kvalitatívna prioritizácia? Silent hour?

Stovky hodín štúdia. Stovky hodín testovania. A stovky hodín firemných školení, public kurzov, prednášok a individuálnych rád.

Nechcem tvrdiť, že to, čo o chvíľu napíšem, je univerzálna pravda; koniec koncov každý z nás funguje úplne inak a má svoje vlastné nastavenie.

Možno sa mýlim, no po všetkom, čo som mal možnosť spoznať po odbornej stránke a vidieť v reálnom živote u sebe, u mojich kolegov a u stoviek a stoviek a stoviek účastníkov, začínam byť stále viac presvedčený o nasledovných záveroch:

  1. Autori, konzultanti, mentori a productivity gurus musia neustále prichádzať s novými technikami a nástrojmi, pretože musia z niečoho žiť a platiť účty; a tak sa nás snažia presvedčiť, že práve to „ich“ know-how nás dokáže vymaniť zo zajatia úloh a vniesť do nášho života poriadok;

  2. Žiadny nástroj ani metóda nás však nedokážu zachrániť; dôvod, prečo dnes mnohí manažéri, zamestnanci, podnikatelia a freelanceri nestíhajú plniť úlohy, je prozaický — dostávame (alebo si na seba berieme) viac úloh, ako reálne dokážeme v objektívnom kontexte dostupného času a našej energie stihnúť;

  3. Prokrastinácia nie je problém, s ktorým potrebujeme bojovať — prokrastinácia je často záchrannou brzdou, ktorú namiesto nás zatiahol náš mozog, aby nás včas ochránil pred vyhorením alebo kolapsom;

  4. Mali ste niekedy v živote problém s prokrastináciou, ak ste robili veci, ktoré vás bavia a navyše ste na ne mali čas a možnosť sústrediť sa na ne? Alebo ste sa museli do týchto činností „nútiť“? Asi nie. A toto je z môjho pohľadu absolútne kľúčový postreh a zásadná zmena paradigmy pri pohľade na produktivitu a prokrastináciu;

  5. Produktivita sa stane súčasťou nášho fungovania nie vtedy, keď objavíme novú metódu, knihu alebo aplikáciu, ale úplne prirodzene sa dostaví vtedy, keď budeme robiť to, čo máme radi/čo nás napĺňa a budeme mať dostatočný priestor na sústredenie sa a realizáciu týchto vecí.

Toto je z môjho pohľadu 5 kľúčových a zásadne prístup meniacich pohľadov na problematiku osobnej produktivity a prokrastinácie.

Problémom dnešnej doby je jednoducho to, že požiadaviek, očakávaní, úloh, projektov a stanovených cieľov je príliš veľa.

Dennodenne sme svedkami toho, ako preceňujeme svoje sily a časové či energetické kapacity, resp. ako súhlasíme s takýmto preceňovaním zo strany našich nadriadených alebo klientov.

Výsledkom časom jednoducho musí by chaos, neustály pocit nestíhania a/alebo nedostatku času, vyčerpanie, stagnácia, pocity vyhorenia a pod.

Prokrastinácia je následne odpoveďou nášho organizmu na toto vypätie a snahou aspoň na čas odpútať našu pozornosť a „vypnúť“ neustále hnanie sa nášho mozgu.

Samozrejme, netvrdím, že niektoré techniky, metódy, prístupy, nástroje a aplikácie nie sú užitočné — práve naopak, sám som zástancom viacerých pohľadov a konkrétnych nástrojov, ktoré pomáhajú tak jednotlivcovi ako aj celým tímom riadiť úlohy a projekty efektívnejšie.

Avšak tvrdím, že tieto prístupy či aplikácie nie sú samospasiteľné a dokážu nám pomôcť iba vtedy, pokiaľ si vieme zachovať zdravú mieru resp. zdravý rozsah a objem úloh, ktoré sú nám zverené a ktoré sme si sami stanovili.

Doplnenie o 2 ďalšie úvahy:

Prečo papier a pero často fungujú najlepšie?

Nemyslím si, že pero a papier sú najefektívnejšie nástroje; ja sám najlepšie fungujem v digitálnych rozhraniach, kde mám istotu prístupu k úlohám a poznámkam vždy a všade.

Avšak papier a pero okrem rýchlosti a slobody tvorenia záznamov (nemusím rozmýšľať, ktorú appku zvolím), má ešte dva ďalšie dôležité efekty – prináša nám reálnejší pohľad na objem úloh (v appke si môžeme nastaviť rôzne filtre zobrazenia/skrytia úloh, no papier takto neoklameme) a nevyrušuje nás notifikáciami.

Stále viac si sám na sebe a na ľuďoch okolo mňa uvedomujem dôležitosť sústredenej práce (deep work) a vymanenie sa z instantnej komunikácie (chaty, messengere) a multitaskingu.

Osobné stretnutia a reálne projektové tímy nie sú nahraditeľné tímovými komunikačnými nástrojmi a vzdialenými tímami.

Viem, že remote work je dnes veľkým trendom a mnohí z nás asi poznajú knihu „Remote: Office not required“ (Jason Fried, DHH). Keď sa na to ale pozrieme trochu kritickejšie, hlavnými podporovateľmi práce na diaľku a virtuálnych tímov sú často práve tvorcovia nástrojov/aplikácií na riadenie projektových a remote tímov (Jason Fried a DHH stoja za populárnym nástrojom Basecamp).

Samozrejme – v dnešnej dobe je remote work často nevyhnutnou súčasťou realizácie projektov a nástroje ako Asana, Basecamp, Trello, Monday, Todoist a pod. vo veľkej miere pomáhajú a umožňujú tímom riadiť projekt a komunikovať na takmer osobnej úrovni.

No podľa mňa je dôležité si priznať, že virtuálny tím a remote work je vždy len náhradou za reálny tím a live work, pretože práve reálny osobný kontakt, interakcia a tímová dynamika sú prirodzeným prostredím pre ľudí; nie videokonferencie a komentáre s emotikonmi ako náhradou za skutočné reakcie a emócie.