Dva najlepšie nástroje pre osobnú a tímovú produktivitu v roku 2019

Aj to najúprimnejšie myslené predsavzatia môžu zlyhať, ak nám chýba motivácia alebo správny nástroj na realizáciu. Motiváciu v tomto článku riešiť nebudeme, no otázku, týkajúcu sa výberu toho najlepšieho nástroja pre osobnú a tímovú produktivitu, zodpovedať môžeme.

Osobná vs. tímová produktivita

Ešte pred samotným predstavením dvoch najlepších nástrojov osobnej a tímovej produktivity si na nasledovných riadkoch veľmi krátko predstavíme definíciu toho, čo považujeme za osobnú a čo za tímovú produktivitu – najmä preto, aby potom celý nasledovný text a zdôvodnenie výberu konkrétnych nástrojov dávali zmysel.


 

Osobná produktivita

  • Myslíme ňou systém plánovania úloh a projektov, ktoré sa primárne týkajú nás samých, bez nutnosti zapojenia iných ľudí, resp. projektových tímov;

  • Ide najmä o osobné úlohy alebo o úlohy, ktoré vyplývajú z individuálnej práce freelancera alebo manažéra; napr. zoznam telefonátov a emailov na vybavenie; zoznam úloh, potrebných pre vypracovanie cenovej ponuky novému klientovi; prehľad krokov, spojených so spustením osobného blogu; alebo kľudne aj jednoduchý nákupný zoznam;

  • Osobná produktivita sa teda týka najmä nás samých a neočakáva zapojenie iných ľudí;

  • Tým pádom kladie aj iné požiadavky a očakávania na efektívne spracovanie takýchto úloh a projektov, než je tomu pri tzv. tímovej produktivite.

Tímová produktivita

  • Ako už samotný názov napovedá, tímová produktivita sa týka projektov, do ktorých sú zapojené pracovné resp. projektové tímy;

  • Ide teda o plánovanie projektov formou priradenia (delegovania) konkrétnych úloh jednotlivým členom tímu, pričom na úspešné naplnenie projektového cieľa je potrebná súčinnosť každého člena a zároveň držanie nadhľadu nad celkovým vývojom projektu;

  • Na čele takéhoto projektu a projektového tímu stojí často projektový manažér, ktorý môže/nemusí byť priamy nadriadený jednotlivým členom tímu;

  • Typickým príkladom môže byť napr. naplánovanie a vytvorenie komplexnej marketingovej kampane, otvorenie novej pobočky, vytvorenie nového webu, ale napr. aj výber nových zamestnancov, či rozsiahle organizačné zmeny v spoločnosti.

 

Osobná produktivita:

Todoist

 

Todoist patrí medzi najrozšírenejšie a najobľúbenejšie nástroje osobnej produktivity na svete. Aktuálne ho používa viac ako 10 miliónov užívateľov z radov freelancerov, manažérov, podnikateľov, umelcov a ľudí z akademickej či vedeckej sféry.

Na Todoiste si na prvý pohľad zamiluješ jeho moderný čistý, minimalistický a zároveň prehľadný dizajn, vrátane možnosti prispôsobenia farebného označenia projektov.

Ak prefereruješ jednoduchý nástroj a chceš využívať iba základné funkcie na zapísanie a pripomienku úloh, Todoist je pripravený vyjsť ti v ústrety.

Pokiaľ však časom budeš potrebovať pokročilé funkcie alebo sa rozhodneš riadiť sa napríklad princípmi legendárnej metódy osobnej produktivity GTD® (Getting Things Done) od Davida Allena, Todoist ťa zrazu prekvapí množstvom užitočných funkcií, vrátane pokročilého filtrovania úloh podľa tebou vytvorených pravidiel, zdieľania projektov s inými ľuďmi, pridávania komentárov a súborov, komunikácie prostredníctvom hlasových správ, či vytvárania projektových šablón.

Todoist v skratke

  • Moderný minimalistický a prehľadný dizajn;

  • Plne funkčná bezplatná verzia, cca 80% dostupných funkcií, bez časového obmedzenia;

  • Možnosť zdieľania projektov a úloh s inými užívateľmi;

  • Dostupnosť cez web rozhranie, iOS/Android aplikáciu a macOS/Windows aplikáciu;

  • Možnosť integrácie s MS Outlook a desiatkami ďalších služieb;

  • Množstvo funkcií, vrátane prípravy na využitie GTD® princípov;

  • Prémiová verzia v cene cca 3 € / mesiac.

  • Web: www.todoist.com

Alternatívy pre Todoist

Všetko je otázkou osobných preferencií a pokiaľ ti náhodou Todoist nebude vyhovovať, prinášame ti prehľad zaujímavých alternatívnych nástrojov:

 


Tímová produktivita:

Trello

 
trello-timova-produktivita-projektovy-manazment.jpg

Trello patrí medzi najznámejšie a najčastejšie používané projektové nástroje, pričom išlo svojho času o jeden z prvých nástrojov, ktorý v plnej miere využíval tzv. kanban board, teda horizontálne vizuálne rozvrhnutie projektu na etapy, v rámci ktorých sa konkrétne úlohy presúvali (napr „Ideas“ > „In Progress“ > „In Review“ > „Done“, a pod.), známe najmä z agilných prístupov riadenia projektov a projektových tímov.

Samozrejme, spôsobov, ako používať Trello, je mnoho a miliónom ľudí na svete vyhovuje práve prehľadné členenie kanban boardu, pričom často sa jednotlivé stĺpce využívajú nie ako etapy, ale skôr ako oblasti úloh v konkrétnom projekte – napr. pri projekte usporiadania konferencie to môžu byť zoznamy úloh ako „Komunikácia s hotelom“, „Catering“, „Zoznam spíkrov“, „Technické zabezpečenie“, „Marketing“, „Web“ a pod.

Každá zadaná úloha je zobrazená v podobe tzv. karty, ktorá po rozkliknutí umožňuje zadať a vidieť detailné informácie, týkajúce sa danej úlohy:

  • Názov úlohy;

  • Popis úlohy;

  • Termín splnenia (deadline);

  • Prehľad priradených členov (t.j. koho sa úloha týka);

  • Farebné štítky;

  • Sub-tasks (podúlohy);

  • Prehľad priložených súborov;

  • Komentáre a diskusie;

  • Reakcie a likes.

Trello je postavené na zdieľaní jednotlivých „boards“ (projektov) a „cards“ (úloh) nielen so stálymi členmi projektového tímu, ale v prípade potreby formou linku resp. náhľadu aj s externými „pozorovateľmi“ (napr. zástupca klienta).

A v neposledno rade umožňuje Trello integráciu s desiatkami ďalších služieb, ako napr. Google Drive, Slack, atď., pre ešte jednoduchšiu prácu a úsporu času.

Trello v skratke:

  • Prehľadný horizontálny systém „kanban boards“ a veľmi detailné možnosti zadania informácií k jednotlivým úlohám;

  • Úlohy a komunikácia v rámci projektu na jednom mieste;

  • Plne funkčný v bezplatnej verzii (limitom je v zásade iba počet integrácií s inými službami a menší výber farebných pozadí ;)

  • Ideálny pre jednoduché aj veľké projekty a projektové tímy;

  • Dostupnosť cez web rozhranie, iOS/Android aplikáciu a macOS/Windows aplikáciu;

  • Prémiová verzia od $10 / mesiac

  • Web: www.trello.com

Alternatívy pre Trello

Všetko je otázkou osobných preferencií a pokiaľ ti náhodou Trello nebude vyhovovať, prinášame ti prehľad zaujímavých alternatívnych nástrojov:

 

PS: ako reakciu a doplnenie článku som v komentári na Twitteri dostal od Jara Kyseloviča tip na celkom zaujímavý nástroj Notion – na prvé pozretie vyzeral zaujímavo a tak ho touto cestou pridávam do zoznamu :)